PROCESO DOCUMENTAL
DEFINICIÓN: Es el conjunto de operaciones a los que son sometidos los documentos en una unidad de información para que a través de éstas operaciones la información que contiene el documento pueda llegar al usuario que lo necesite.
La documentación es la memoria, selección de ideas, recuperación de nociones y conceptos, síntesis de datos... Hay que seleccionar, evaluar, analizar, traducir y señalar el material capaz de satisfacer las necesidades específicas, teniendo en cuenta que éstas siempre son cambiantes; La información tiene que ser confiable, actual y disponible de inmediato.
Así pues, para realizar un "proceso documental" o "cadena documental" hay que hacer inca pié en la complejidad de las operaciones sucesivas que tiene el tratamiento de la información.
Según su orientación, las unidades de información se dedican más especialmente a una u otra parte de la cadena documental:
- Almacenamiento y consulta en el lugar.
- Descripción del contenido y difusión.
- Explotación de la información contenida en los documentos.
Las Fases del Proceso Documental, por tanto, son:
* Colecta o entrada ; Son aquellas que conducen a la formación de los depósitos de
documentos y a la producción de representaciones de estos que formarán los
ficheros interrogables, manuales o informáticos. Son las siguientes:
- Selección. Los criterios generales que se
usan para realizar la selección son:
1.
Necesidades
actuales y previsibles de los usuarios.
2.
Ver
la cantidad de documentos que se tienen por materias del saber.
3.
Calidad
de la publicación.
- Adquisición. Objetivos:
1.
Recopilación
y preservación de una colección nacional de materiales bibliográficos de todo
tipo.
2.
Redacción
y publicación de una bibliografía nacional.
3.
Control
estadístico de la producción editorial de un país.
4.
Constitución
de colecciones bibliográficas Regionales o locales.
- Donaciones.
Por parte de una persona o biblioteca.
v * Tratamiento documental ; Es el resultado de aplicar técnicas normalizadas a un conjunto documental con el fin de hacerlo más controlable y utilizable.
- Análisis documental. Es el conjunto de operaciones
destinadas a representar el contenido de un documento bajo una forma diferente
a su forma original, con el fin de facilitar su consulta o su recuperación
posterior.
1.
La
descripción física del documento (catalogación).
2.
La
descripción de su contenido para su ordenación o localización (clasificación o
indización).
3.
Para
su conocimiento e información (resumen analítico).
- Análisis Externo. Búsqueda: Se recupera la
información tratada en la fase de análisis documental.
v * Difusión
de la Información ; Es el proceso por el cual se transmiten al usuario
la información o los documentos que necesita o bien se le da la posibilidad de
acceder a ellos. Es el desenlace de todo el proceso documental ya que todo
Centro recoge y procesa información con el propósito de difundirla, siendo la
difusión la verdadera razón de ser de la Documentación.
BIBLIOGRAFÍA:
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